山东省热电设计院为切实提高档案管理工作效能,逐步将设计院档案管理工作迈向规范化、正规化,由综合管理部牵头组织综合办档案管理人员在2024年4月25日到济南市市政工程设计研究院进行档案管理工作的交流和学习。
通过此次学习交流,我院档案管理人员对市政院档案管理详细的档案制度,对档案的安全保管、档案利用、档案保密工作以及档案管理员职责等制度进行了认真的学习,从而使我院档案管理的规范化、正规化得到了进一步提升,我院管理人员的专业素质和档案管理水平也得到了提高。
下一步我院将结合院内实际情况,完善档案管理。
1.以档案收集为基础,开展信息化、数字化管理
设计院需要明确档案收集的意义,宣传档案管理的重要性,确保档案可以齐全、完整、安全归档,以便为企业开展知识管理提供必要的保障。通过建立信息化、数字化的操作流程,促进档案工作和业务技术工作管理目标健康发展。
2.提高档案现代化信息管理程度
建立和健全档案管理制度,从收集、整理到全程归档,运用现代化的信息手段,将原始资料和技术材料转变为多种方式保存备查,提高档案管理的自动化程度,加强集中统一领导原则,强化科学的档案管理意识,有效地开展档案的审查、验收工作,做好档案的集中管理,以保档案的安全、准确、及时利用,为利用者快速、准确地查阅所需档案提供必要的保障,以实现资源共享、确保档案安全。
3.开发利用数字化的档案信息资源
按照档案数字化的指导思想,进行档案数字化的开发研究,从档案需求的细化分析入手,通过科学合理的手段,降低档案数字化成本,通过创新更多的开发和利用档案信息资源,使纸质照片、影片等载体上的档案向电子文档、数据库转移,完成档案的数字化任务。
4.发挥档案信息系统建设的效益
通过构建设计院档案信息系统,整合档案信息资源,发挥出系统建设的效益。
5.使档案最大可能的享有知识产权
整合档案信息资源,关注知识的情报性价值、现实价值与利用价值,利用法律手段,使其最大可能的享有知识产权,通过构造全方位的知识产权管理系统,开发和实现档案资源的最大效益,加快档案专利化进程。
6.构建智能化、信息化的档案管理体系
努力开展档案管理模式改革,通过实施档案全面管理程序,实现档案管理体系标准化,采用现代技术手段,建立档案目录数据库、全文数据库,尽可能多的将档案资料智能化、信息化。